MS Access报表基础

在本章中，我们将介绍报表的基础知识以及如何创建报表。报表提供了一种查看，格式化和汇总Microsoft Access数据库中信息的方法。例如，您可以为所有联系人创建简单的电话号码报表。

• 报表包括从表或查询中提取的信息，以及与报表设计一起存储的信息，例如标签，标题和图形。

• 提供基础数据的表或查询也称为报表的记录源。

• 如果要包括的字段都存在于单个表中，请使用该表作为记录源。

• 如果字段包含在多个表中，则需要使用一个或多个查询作为记录源。

例子

现在，我们将举一个简单的例子来了解创建一个非常简单的报表过程。为此，我们需要转到创建选项卡。

在单击报表按钮创建基本报告之前，请确保选择了正确的查询。在这种情况下，在导航窗格中选择qryCurrentProjects。现在点击报表按钮，这将生成一个基于该查询的报表。

您将看到报表在布局视图中打开。这可以快速调整您在报表上看到的任何字段的大小或宽度。让我们现在调整列宽以使一切更好。

向下滚动并在底部调整页面控件。

这是一个非常快速的方式来创建一个非常简单的报表。您还可以从报表设计视图进行小的更改和调整。

• 与表单一样，报表由各种不同的部分组成。
• 你有详细信息部分，这是所有的数据大部分存在的地方。
• 您还将看到一个页眉和页脚部分;它们会显示在报表中每个页面的顶部和底部。

现在让我们更改报表的标题，并给出另一个名称。

点击保存图标保存报表。

您将得到上面的对话框。

输入报表的名称，然后单击“确定”。如果要查看此报表的实际外观，在打印预览中，您可以返回查看按钮，然后点击打印预览，查看以纸张或PDF形式打印时该报表的外观。

使用右下角的工具，您可以放大或缩小。在打印预览选项卡上还有一些按钮，当您切换到打印预览时会自动出现。在缩放部分，您有一个页面，两页的视图;或者如果您有较长的报表，则可以一次查看四个页面，八个页面或十二个页面。您还可以调整简单的事情，例如您正在使用的打印纸张的大小，报告的边距，方向，列数，页面设置等。这就是如何使用“创建”选项卡上的“报表”按钮创建一个非常快速的简单报告。

使用报表设计创建报表

报表设计是在Access中创建快速报表的另一种方法。为此，我们需要使用“报表设计视图”按钮，这与“设计”按钮类似。这将创建一个空白报表，并直接打开它到设计视图，允许您更改控制源，并将字段直接添加到报表的设计视图。

让我们现在转到创建选项卡，然后单击报表设计按钮。

它将打开一个空白报告或未绑定的报表，这意味着此报表没有连接到我们的数据库中的其他对象。

在“工具”组中的“设计”选项卡上，选择属性表。这将打开“属性”窗格。

在“数据”选项卡上，将记录源分配给此报表，以将其连接到数据库对象，如以下屏幕截图所示。

从下拉列表中选择qryLateProjects，现在，下一步是单击“设计”选项卡上的“添加现有字段”列表按钮，在此报表中添加一些字段。

选择上面截图中的字段。

将字段拖动到报表，如上面的屏幕截图所示。转到排列选项卡，在表组中，您有几个选项可供选择。

有一个堆叠布局和表格布局，这是一个非常类似于电子表格的布局。让我们选择表格布局。

您可以看到它将所有标签移动到页眉区域。这些标签在每个页面的顶部仅显示一次，并且“详细信息”部分中的每个记录都将重复数据查询。现在，您可以通过并进行一些调整，使您的ProjectName字段更宽。

正如你在上面的屏幕截图中看到的，在Detail部分和Page Footer之间有很多空间。

让我们拖动页脚向上以减少空间，如下面的屏幕截图所示。我们现在将转到“设计”选项卡，然后单击“视图”按钮并选择“报表视图”。

您现在可以看到一些项目名称不完整;您可以使用设计视图来调整此设置，也可以使用布局视图来执行此操作。

这就是如何从设计视图创建一个简单的报表。